summary procurement steps

 Summary Procurement  Steps

Latar belakang

Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa dengan total biaya kepemilikan terbaik, dalam jumlah kualitas pada waktu dan tempat yang tepat untuk kepentingan langsung atau penggunaan pemerintah, perusahaan, atau perorangan, yang umumnya melalui kontrak

Gambaran Umum

1. Apa pengadaan? Apa relevansinya dengan logistik??

Pengadaan mengacu pada bahan baku, komponen, dan persediaan yang dibeli dari luar Organisasi untuk mendukung operasi perusahaan.

Hal ini erat kaitannya dengan logistik karena barang dan jasa yang diperoleh harus dimasukkan ke dalam rantai pasokan dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat mereka dibutuhkan.

Sejarah

1.  Sebelum 1900, pengadaan diakui sebagai fungsi independen oleh banyak organisasi kereta api, tapi tidak di sebagian besar industri lainnya.
2. Sebelum Perang Dunia I, pengadaan dianggap sebagai hal yang kurang penting
3. Selama Perang Dunia I & II - Fungsi meningkat karena pentingnya memperoleh bahan baku, bahan, dan jasa yang diperlukan untuk menjaga pabrik dan operasi tambang.

       1950 & 1960 -  Perserikatan Bangsa-Bangsa, pengadaan menjadi ilmu yang diakui  .

       1970 & 1980 - penekanan Lebih ditempatkan pada pembelian strategi sebagai kemampuan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dari pemasok dengan harga yang realistis meningkat.

       2010-an - Ketinggian fungsi berlanjut sebagai Pejabat Pengadaan Kepala diakui sebagai pemimpin bisnis penting dan mulai mengambil tanggung jawab yang lebih luas operasi .

Perkembangan  procurement

1.       Pengadaan Sederhana : Pengadaan yang sederhana mungkin melibatkan tidak lebih dari pembelian berulang.

2.       Pengadaan kompleks : Pengadaan yang kompleks bisa melibatkan mencari partner jangka panjang atau bahkan 'co-takdir' pemasok yang fundamental mungkin melakukan satu organisasi yang lain.

•       Masalah:

–      1. Berapakah jumlah kebutuhan bahan baku yang harus di penuhi dalam satu periode ??

–      2. Bagaimanakah cara Pengadaan Bahan Baku ??

Jawab :

1. Berapakah jumlah kebutuhan bahan baku yang harus di penuhi dalam satu periode ??

•       harus sesuai dengan proses produksi

Jika jumlah Bahan Baku > kebutuhan bahan baku

Menunjukkan bahan baku berlebihan, sehingga perusahaan akan menanggung resiko biaya simpan dan biaya banga tinggi.

•       Jika jumlah Bahan Baku > kebutuhan bahan baku

 maka akan menghambat jalannya proses produksi

2. Ada 4 cara dalam Pengadaan Bahan Baku

•       1. Jumlah keseluruhan dibeli sekaligus  : Keuntungan :

1. Frekuensi pembelian kecil, sehingga biaya pembelian dapat minimal

2. Perusahaan tidak kuatir akan kekurangan Bahan Baku

3. Perusahaan mempunyai persediaan yang cukup, sehingga stock persediaan rendah

4. Proses produksi dapat berjalan lancar

•       Kerugian:

1. Biaya simpan tinggi

2. Perusahaan harus menanggung biaya oportunity cost, karena dananya sudah terlanjur dibelikan Bahan Baku

•       2. Dibeli secara bertahap : Keuntungan:

Biaya simpan menjadi kecil

•       Kerugian :

Biaya pesan menjadi tinggi, karena frekuensi pembelian berulang-ulang

•       3. Pembelian dengan EOQ  : Pembelian bahan baku yang optimal dengan biaya minimal

Dasar penentuan : Perimbangan antara Ordering cost dan Carrying Cost

Syarat pembelian dengan EOQ

–      1. Harga pembelian per unit konstan

–      2. Bahan baku selalu tersedia di pasar setiap saat dibutuhkan

–      3. Kebutuhan Bahan Baku tersebut relatif stabil sepanjang tahun

4.       Just in time (JIT) : Persediaan diperoleh dan dimasukkan dalam produksi tepat pada saat dibutuhkan.

•       Hal yang dibutuhkan:

1. Sistem informasi persediaan dan produksi yang tepat

2. Pembelian dengan efisiensi tinggi

3. Pemasok yang dapat diandalkan

4. Pengelolaan yang efisien

Bagan procurement steps

Pengadaan bahan baku dalam bisnis modern biasanya terdiri dari lima langkah:

1. Identifikasi kebutuhan: Ini merupakan langkah internal untuk sebuah perusahaan yang melibatkan pemahaman perusahaan perlu dengan membentuk strategi jangka pendek (tiga sampai lima tahun) diikuti dengan mendefinisikan arah teknis dan persyaratan.
2. Identifikasi pemasok: Setelah perusahaan telah menjawab pertanyaan penting seperti: Make-beli, beberapa pemasok vs tunggal, maka perlu mengidentifikasi yang dapat memberikan yang diperlukan produk / jasa. Ada banyak sumber untuk mencari pemasok, lebih yang populer adalah Aruba, Alibaba, pemasok lain dan pameran dagang.
3. Komunikasi Pemasok: Bila satu atau lebih pemasok yang cocok telah diidentifikasi, permintaan penawaran, permintaan proposal, permintaan informasi atau permintaan untuk tender dapat diiklankan, atau kontak langsung dapat dilakukan dengan suppliers.References untuk produk / kualitas layanan dikonsultasikan , dan persyaratan untuk tindak lanjut layanan termasuk instalasi, pemeliharaan, dan garansi yang diselidiki. Sampel dari P / S yang dianggap dapat diperiksa, atau percobaan yang dilakukan.
4. Negosiasi: Negosiasi dilakukan, dan harga, ketersediaan, dan kustomisasi kemungkinan ditetapkan. Jadwal pengiriman dinegosiasikan, dan kontrak untuk memperoleh P / S selesai.
5. Pemasok Liaison: Selama fase ini, perusahaan mengevaluasi kinerja P / S dan dukungan layanan yang menyertainya, karena mereka scorecard consumed.Supplier adalah alat populer untuk ini purpose.When P / S telah dikonsumsi atau dijual, kontrak berakhir, atau produk atau jasa yang akan diurutkan kembali, pengalaman perusahaan dengan P / S ditinjau. Jika P / S adalah untuk menjadi re-ordered, perusahaan menentukan apakah untuk mempertimbangkan pemasok lain atau untuk melanjutkan dengan pemasok yang sama.Logistik Manajemen: persiapan Pemasok, mempercepat, pengiriman, pengiriman, dan pembayaran untuk P / S selesai, didasarkan pada persyaratan kontrak. Instalasi dan pelatihan juga dapat dimasukkan.
6. Tender Pemberitahuan: Beberapa lembaga memilih untuk menggunakan layanan pemberitahuan untuk meningkatkan kompetisi untuk kesempatan yang dipilih. Sistem ini dapat menjadi langsung dari e-tender perangkat lunak mereka, atau sebagai pemberitahuan re-paket dari sebuah perusahaan pemberitahuan eksternal.

Hubungan Kerja dengan Bagian Lain

Penerapan Dalam Bidang Pekerjaan

PT.CARREFOUR INDONESIA

Carrefour menetapkan tingkat persediaan yang diperlukan untuk menjalankan operasional hariannya melalui pengadaan. Namun memang karena Carrefour sendiri menggunakan sistem cross dock yang bersifat just in time sehingga persediaan yang seharusnya ditangani oleh bidang procurement yang ada menjadi sangat minim karena fungsi utama gudang Carrefour adalah untuk meredistribusi produk  

Tingkat persediaan terdiri dari :

·         Tingkat persediaan  minimum : ukuran persediaan dimana persediaan tidak boleh di bawah ukuran tersebut. Ukuran ini ditetapkan untuk tujuan kontrol.

Perhitungan umumnya adalah :

 Reorder Level - (Average rate of Usage x Average lead time)

·         Tingkat persediaan maksimum : ukuran persediaan dimana persediaan tidak boleh di atas ukuran tersebut. Ukuran ini ditetapkan untuk tujuan pengendalian atas pengadaan dan ukuran aktual. Khusus yang ditahan digudang tidak boleh berlebihan.

Perhitungan umumnya adalah :

 Reorder level + ( economic order quantity-minimum rate of usage x minimum lead time )

·          Tingkat Re - Order  : ukuran batas yang telah ditetapkan sebagai pemicu dilakukannya pemesanan baru untuk mencukupi persediaan yang ada.

 Purchase order on vendor/Stock Transfer order ke gudang lain

Distribution center yang dimiliki Carrefour terdapat di dua tempat yaitu di Pondok Ungu dan Lebak Bulus. Sehingga dimungkinkan terjadinya stock transfer antara kedua DC tersebut.

Sistem yang digunakan mengontrol proses aliran order para pemasok adalah sistem Central Order Pool (COP). Sistem ini melakukan proses order otomatis dan terpusat berdasarkan posisi stok di gerai dan parameter-parameter lain. Untuk melakukan pemesanan barang, Carrefour Indonesia menggunakan sistem Electronic Data Interchange. Jadi secara otomatis jika pemesanan telah dilakukan, pemasok akan menerima purchase order melalui web. Bahkan sebagian pemasok telah mengintegrasikan sistem ini dengan sistem ERP mereka (SWA, 2009).

Hambatan

Beberapa keadaan yang menunjukan langkah

distribusi di tingkat pengadaan bahan baku yang tidak efektif antara lain :

•       Adanya mesin yang menganggur

•       Adanya persediaan di luar rencana

•       Adanya kerusakan/kehilangan dalam proses

•       Adanya keterlambatan pengiriman

Solusi

Diperlukan prediksi yang tepat atas tingkat penggunaan dan lead time (interval waktu antara saat pemesanan dan saat barang baku tersedia)

•       Waktu yang diperlukan untuk pengantaran