summary procurement steps

-->

 Summary Procurement  Steps

Latar belakang

Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa dengan total biaya kepemilikan terbaik, dalam jumlah kualitas pada waktu dan tempat yang tepat untuk kepentingan langsung atau penggunaan pemerintah, perusahaan, atau perorangan, yang umumnya melalui kontrak

Gambaran Umum

1. Apa pengadaan? Apa relevansinya dengan logistik??

Pengadaan mengacu pada bahan baku, komponen, dan persediaan yang dibeli dari luar Organisasi untuk mendukung operasi perusahaan.

Hal ini erat kaitannya dengan logistik karena barang dan jasa yang diperoleh harus dimasukkan ke dalam rantai pasokan dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat mereka dibutuhkan.

Sejarah.       Pengadaan Sederhana : Pengadaan yang sederhana mungkin melibatkan tidak lebih dari pembelian berulang.

2.       Pengadaan kompleks : Pengadaan yang kompleks bisa melibatkan mencari partner jangka panjang atau bahkan 'co-takdir' pemasok yang fundamental mungkin melakukan satu organisasi yang lain.

•       Masalah:

–      1. Berapakah jumlah kebutuhan bahan baku yang harus di penuhi dalam satu periode ??

–      2. Bagaimanakah cara Pengadaan Bahan Baku ??

Jawab :

1. Berapakah jumlah kebutuhan bahan baku yang harus di penuhi dalam satu periode ??

•       harus sesuai dengan proses produksi

Jika jumlah Bahan Baku > kebutuhan bahan baku

Menunjukkan bahan baku berlebihan, sehingga perusahaan akan menanggung resiko biaya simpan dan biaya banga tinggi.

•       Jika jumlah Bahan Baku > kebutuhan bahan baku

 maka akan menghambat jalannya proses produksi

2. Ada 4 cara dalam Pengadaan Bahan Baku

•       1. Jumlah keseluruhan dibeli sekaligus  : Keuntungan :

1. Frekuensi pembelian kecil, sehingga biaya pembelian dapat minimal

2. Perusahaan tidak kuatir akan kekurangan Bahan Baku

3. Perusahaan mempunyai persediaan yang cukup, sehingga stock persediaan rendah

4. Proses produksi dapat berjalan lancar

–      1. Harga pembelian per unit konstan

–      2. Bahan baku selalu tersedia di pasar setiap saat dibutuhkan

–      3. Kebutuhan Bahan Baku tersebut relatif stabil sepanjang tahun

4.       Just in time (JIT) : Persediaan diperoleh dan dimasukkan dalam produksi tepat pada saat dibutuhkan.

•       Hal yang dibutuhkan:

1. Sistem informasi persediaan dan produksi yang tepat

2. Pembelian dengan efisiensi tinggi

3. Pemasok yang dapat diandalkan

4. Pengelolaan yang efisien

Bagan procurement steps

Hubungan Kerja dengan Bagian Lain

Penerapan Dalam Bidang Pekerjaan

PT.CARREFOUR INDONESIA

Carrefour menetapkan tingkat persediaan yang diperlukan untuk menjalankan operasional hariannya melalui pengadaan. Namun memang karena Carrefour sendiri menggunakan sistem cross dock yang bersifat just in time sehingga persediaan yang seharusnya ditangani oleh bidang procurement yang ada menjadi sangat minim karena fungsi utama gudang Carrefour adalah untuk meredistribusi produk  

Tingkat persediaan terdiri dari :

·         Tingkat persediaan  minimum : ukuran persediaan dimana persediaan tidak boleh di bawah ukuran tersebut. Ukuran ini ditetapkan untuk tujuan kontrol.

Perhitungan umumnya adalah :

 Reorder Level - (Average rate of Usage x Average lead time)

·         Tingkat persediaan maksimum : ukuran persediaan dimana persediaan tidak boleh di atas ukuran tersebut. Ukuran ini ditetapkan untuk tujuan pengendalian atas pengadaan dan ukuran aktual. Khusus yang ditahan digudang tidak boleh berlebihan.

Perhitungan umumnya adalah :

 Reorder level + ( economic order quantity-minimum rate of usage x minimum lead time )

·          Tingkat Re - Order  : ukuran batas yang telah ditetapkan sebagai pemicu dilakukannya pemesanan baru untuk mencukupi persediaan yang ada.

 Purchase order on vendor/Stock Transfer order ke gudang lain

Distribution center yang dimiliki Carrefour terdapat di dua tempat yaitu di Pondok Ungu dan Lebak Bulus. Sehingga dimungkinkan terjadinya stock transfer antara kedua DC tersebut.

Sistem yang digunakan mengontrol proses aliran order para pemasok adalah sistem Central Order Pool (COP). Sistem ini melakukan proses order otomatis dan terpusat berdasarkan posisi stok di gerai dan parameter-parameter lain. Untuk melakukan pemesanan barang, Carrefour Indonesia menggunakan sistem Electronic Data Interchange. Jadi secara otomatis jika pemesanan telah dilakukan, pemasok akan menerima purchase order melalui web. Bahkan sebagian pemasok telah mengintegrasikan sistem ini dengan sistem ERP mereka (SWA, 2009).

Hambatan

Beberapa keadaan yang menunjukan langkah

distribusi di tingkat pengadaan bahan baku yang tidak efektif antara lain :

•       Adanya mesin yang menganggur

•       Adanya persediaan di luar rencana

•       Adanya kerusakan/kehilangan dalam proses

•       Adanya keterlambatan pengiriman

Solusi

Diperlukan prediksi yang tepat atas tingkat penggunaan dan lead time (interval waktu antara saat pemesanan dan saat barang baku tersedia)

•       Waktu yang diperlukan untuk pengantaran